La tenue de la comptabilité pour un kinésithérapeute libéral est essentielle pour assurer la conformité fiscale et sociale, mais également pour gérer efficacement l’activité. Bien qu’il existe des spécificités liées à la profession, la comptabilité d’un kinésithérapeute libéral repose sur des principes similaires à ceux des autres professions libérales. Cependant, la gestion des recettes, des remboursements, et des frais spécifiques nécessite une approche rigoureuse et bien organisée.
1. Choisir le bon régime fiscal et comptable
Avant de se lancer dans la gestion comptable, il est primordial de choisir un régime fiscal adapté. Un kinésithérapeute libéral peut exercer sous différents régimes :
– Le régime de la micro-entreprise : Si le chiffre d’affaires est inférieur à un seuil défini, il peut opter pour ce régime simplifié qui permet une comptabilité allégée, principalement axée sur l’enregistrement des recettes et la gestion des dépenses.
– Le régime réel simplifié ou normal : Si le chiffre d’affaires dépasse un certain seuil ou si le kinésithérapeute choisit ce régime, la comptabilité devient plus complexe. Il devra gérer les déclarations de TVA, suivre les amortissements des biens professionnels, et plus généralement enregistrer toutes les opérations comptables (recettes, dépenses, charges, etc.).
Chaque régime a des implications différentes sur la comptabilité à tenir et les obligations fiscales, il est donc important de bien évaluer les options avec un expert-comptable.
2. Suivi des recettes et des dépenses
a) Enregistrement des recettes
Le suivi des recettes est la première étape de la comptabilité d’un kinésithérapeute libéral. Chaque consultation ou prestation de soin doit être correctement enregistrée dans le livre des recettes. Cela inclut la facturation des prestations aux patients, mais aussi les montants remboursés par la sécurité sociale et les mutuelles.
– Paiements directs : Lorsqu’un patient paie directement pour une séance, le montant doit être enregistré comme recette.
– Tiers-payant : En cas de remboursement par la sécurité sociale ou les mutuelles, seule la part non remboursée par ces organismes est enregistrée comme recette pour le kinésithérapeute. Le reste, payé par le patient ou la mutuelle, doit également être comptabilisé.
La facturation doit être claire et détaillée, en mentionnant les informations suivantes : la nature de la prestation, le tarif de la séance, le remboursement effectué, et le montant restant à la charge du patient.
b) Enregistrement des dépenses
Les dépenses d’un kinésithérapeute libéral sont généralement liées à l’exploitation de son cabinet (loyer, électricité, fournitures médicales, matériel de soins, assurances, etc.). La comptabilité doit inclure tous ces frais professionnels, qu’ils soient fixes (comme le loyer) ou variables (achats de consommables).
Les dépenses peuvent être divisées en plusieurs catégories :
– Frais fixes : Loyer du cabinet, salaires (si le kinésithérapeute emploie du personnel), assurances professionnelles, abonnements à des services.
– Frais variables : Achat de consommables (pansements, gels, crèmes), entretien du matériel, frais de déplacement.
3. Gestion du tiers-payant et des remboursements
Le tiers-payant est une pratique courante chez les kinésithérapeutes libéraux, où une partie ou la totalité des soins est payée directement par la sécurité sociale ou les mutuelles. La gestion du tiers-payant implique plusieurs étapes comptables :
– Enregistrement des montants reçus par tiers : Dès qu’une partie de la facture est réglée par un organisme de santé (sécurité sociale ou mutuelle), il est nécessaire d’enregistrer ces paiements. Le kinésithérapeute doit suivre de près les remboursements effectués, pour s’assurer que tous les paiements sont bien encaissés.
– Suivi des créances patient : Si la part de la sécurité sociale ou de la mutuelle ne couvre pas l’intégralité de la séance, le patient doit s’acquitter de la différence. Le kinésithérapeute doit suivre ces créances et veiller à leur recouvrement.
La gestion des retards de paiement et des créances non réglées est un aspect important de la comptabilité, car elle affecte directement la trésorerie de l’entreprise.
4. Le livre des recettes et les documents comptables
Le livre des recettes est obligatoire pour tout professionnel libéral, y compris les kinésithérapeutes. Ce document permet de suivre l’ensemble des entrées d’argent de manière détaillée, en notant chaque paiement effectué et les spécifications concernant la part remboursée par la sécurité sociale ou les mutuelles.
Pour ceux qui sont soumis au régime réel, d’autres documents comptables doivent être tenus :
– Le registre des achats (si le kinésithérapeute achète des biens ou services pour son activité).
– Les comptes bancaires dédiés : Le kinésithérapeute doit posséder un compte bancaire professionnel distinct, et y enregistrer tous les mouvements financiers relatifs à l’activité.
Le recours à un logiciel de comptabilité spécialisé peut simplifier la gestion de ces documents. Ces logiciels permettent une automatisation de certaines tâches (comme la gestion des recettes et des dépenses), et facilitent la préparation des déclarations fiscales et sociales.
5. Les obligations fiscales et sociales
a) Déclaration des recettes et impôts
Le kinésithérapeute libéral doit déclarer ses recettes à l’administration fiscale, que ce soit dans le cadre d’une micro-entreprise ou sous un régime réel. Il doit également remplir des déclarations sociales auprès de l’URSSAF ou de la Caisse des Professions Libérales.
– Micro-entreprise : Les recettes doivent être déclarées une fois par an, avec des charges sociales calculées sur la base du chiffre d’affaires.
– Régime réel : Les recettes sont déclarées périodiquement, et les charges sociales sont calculées sur les bénéfices nets (recettes moins dépenses).
b) TVA et autres obligations
Si le kinésithérapeute dépasse un certain seuil de chiffre d’affaires, il doit déclarer et collecter la TVA sur ses prestations de soins. Cela implique de bien séparer les recettes soumises à la TVA et celles qui ne le sont pas, comme certaines prestations exonérées de TVA.
6. L’accompagnement d’un expert-comptable
Bien que la comptabilité d’un kinésithérapeute libéral puisse être relativement simple dans le cadre d’une micro-entreprise, il est souvent préférable de se faire accompagner par un expert comptable kinésithérapeute, surtout si l’activité est plus complexe (enregistrement des amortissements, gestion de la TVA, choix de la structure juridique).
L’expert-comptable peut :
Assurer la conformité fiscale et sociale.
Optimiser la gestion des charges et des dépenses.
Apporter des conseils financiers pour mieux gérer la trésorerie, les investissements, et la croissance de l’activité.
Conclusion
La comptabilité d’un kinésithérapeute libéral nécessite un suivi rigoureux des recettes et des dépenses, une bonne gestion des remboursements de la sécurité sociale et des mutuelles, ainsi qu’une attention particulière aux obligations fiscales et sociales. Le recours à des outils comptables adaptés et l’accompagnement d’un expert-comptable permettent de garantir la conformité de l’activité et d’optimiser la gestion financière de l’entreprise libérale.
